Foldery dla ludzi, klasyfikacja w ewidencji

Kancelaria ZSZ nr 5: jak odkładać, opisywać i odnajdywać dokumenty

Prosty układ folderów dla dyrekcji, sekretariatów, PPP, wychowawców oraz zespołów. Wejdź w folder, zobacz kto z niego korzysta, jakie pliki tam trzymać i jak je nazwać.

Otwórz mapę folderów Zasady opisu plików

Wejdź w strukturę

Kliknij folder po lewej. Lista pod spodem pokaże kolejny poziom, a opis po prawej wyjaśni przeznaczenie, dostęp i przykłady nazw dokumentów.

Opis dokumentu ma mieć cztery warstwy

Sama nazwa folderu nie wystarczy. Dokument powinien być zrozumiały dla osoby, która otworzy go za pół roku: po nazwie pliku, po wpisie w ewidencji i po krótkiej karcie sprawy, jeśli sprawa ma kilka dokumentów.

1

Nazwa pliku

YYYY-MM-DD_OBSZAR_krotki-temat_kogo-dotyczy_STATUS.pdf

Przykład: 2026-09-12_PPP_wniosek_2A_uczen-014_PRZYJETE.pdf.

2

Wpis w ewidencji

Data, numer pisma, prosty tytuł, osoba odpowiedzialna, status, termin i lokalizacja pliku.

3

Opis krótki

Jedno zdanie: czego dotyczy dokument i jaka czynność ma z niego wynikać.

4

Karta sprawy

Dla większej sprawy dodaj 00_KARTA_SPRAWY.md z listą dokumentów, decyzji, terminów i uwag.

Gotowe pola opisu w OneDrive / SharePoint

Jeżeli folder działa jako biblioteka dokumentów, warto dodać kolumny. Komentarze mogą służyć do rozmowy bieżącej, ale stały opis powinien być w polach obok pliku.

Opis krótkiWniosek rodzica o objęcie ucznia pomocą psychologiczno-pedagogiczną
ObszarPPP
Osoba odpowiedzialnapedagog szkolny
Statusw toku
Termin2026-09-20
Numer pisma128/2026
Dostępograniczony
Lokalizacja04_POMOC_PSYCHOLOGICZNO_PEDAGOGICZNA / Uczniowie_objeci_pomoca / 2026_2027

Szybkie decyzje

Gdzie odłożyć typową sprawę

Wplynelo pismo i nie wiadomo kto prowadzi99_INBOX_DO_SORTOWANIA / Do_dekretacji
Pismo jest gotowe, ale czeka na podpis02_SEKRETARIAT_DYREKTORA / Do_podpisu
Rodzic sklada wniosek o zaswiadczenie03_SEKRETARIAT_UCZNIOWSKI / Zaswiadczenia_legitymacje_duplikaty
Dokument dotyczy opinii, orzeczenia albo IPET04_POMOC_PSYCHOLOGICZNO_PEDAGOGICZNA
Wychowawca ma protokol zebrania klasy05_WYCHOWAWCY_KLAS / 2026_2027 / klasa
Zespol przedmiotowy ma plan pracy06_ZESPOLY_PRZEDMIOTOWE / nazwa zespolu
Powstaje komunikat na strone albo do VULCAN-a09_KOMUNIKATY_I_PUBLIKACJE

Rutyna utrzymania porządku

Codziennie: opróżnić Do_skanowania, Do_podpisu i Do_wyslania.

Raz w tygodniu: sprawdzić Do_dekretacji, Do_uzupelnienia i dokumenty bez lokalizacji w ewidencji.

Raz w miesiącu: przejrzeć foldery robocze i domknąć sprawy zakończone.

Po roku szkolnym: przenieść zamknięte roczniki do archiwum roboczego i przygotować je zgodnie z instrukcją archiwalną.