Instrukcja kancelaryjna, obiegu dokumentów i archiwizacji dokumentacji szkolnej
Instrukcja kancelaryjna, obiegu dokumentów i archiwizacji dokumentacji szkolnej
Zespół Szkół Zawodowych nr 5 we Wrocławiu
PROPOZYCJA ROBOCZA - dokument wymaga sprawdzenia i zatwierdzenia przed przyjęciem do stosowania w szkole.
Wersja robocza uwzględniająca elektroniczną ewidencję dokumentów, skanowanie korespondencji oraz obieg dokumentów w sekretariacie szkoły i sekretariacie uczniowskim.
1. Przedmiot i cel instrukcji
1. Instrukcja określa zasady postępowania z dokumentacją wpływającą do szkoły, dokumentacją wychodzącą oraz dokumentacją wytwarzaną przez pracowników szkoły.
2. Instrukcja obejmuje:
1) przyjmowanie dokumentów;
2) rejestrowanie dokumentów;
3) dekretację i przekazywanie dokumentów do osób odpowiedzialnych;
4) prowadzenie spraw;
5) znakowanie i klasyfikowanie dokumentacji;
6) przechowywanie dokumentacji bieżącej;
7) przygotowanie akt do przekazania do składnicy akt albo archiwum zakładowego;
8) udostępnianie i brakowanie dokumentacji.
3. Celem instrukcji jest zapewnienie, aby przebieg każdej sprawy można było odtworzyć na podstawie rejestrów, dokumentów i akt sprawy.
2. Zakres stosowania
1. Instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników szkoły, którzy przyjmują, tworzą, opisują, przekazują, przechowują albo udostępniają dokumentację związaną z działalnością szkoły.
2. Instrukcja dotyczy dokumentacji papierowej i elektronicznej, w tym dokumentacji otrzymywanej przez pocztę tradycyjną, pocztę elektroniczną, ePUAP, e-Doręczenia, dziennik elektroniczny oraz dokumentów dostarczanych osobiście.
3. Systemy specjalistyczne, w szczególności dziennik elektroniczny, SIO, system kadrowo-płacowy i system finansowo-księgowy, prowadzi się zgodnie z odrębnymi przepisami i instrukcjami, z zachowaniem zasad wynikających z niniejszej instrukcji.
3. Podstawowe pojęcia
1. Dokumentacja - każdy utrwalony zapis informacji powstały albo otrzymany w związku z działalnością szkoły, niezależnie od postaci i nośnika.
2. Dokument wpływający - dokument otrzymany przez szkołę od podmiotu zewnętrznego albo osoby fizycznej.
3. Dokument wychodzący - dokument wysyłany przez szkołę na zewnątrz.
4. Dokument wytworzony - dokument sporządzony w szkole, także wtedy, gdy nie jest wysyłany na zewnątrz.
5. Sprawa - zdarzenie albo zagadnienie wymagające rozpatrzenia, wykonania czynności, udzielenia odpowiedzi albo udokumentowania.
6. Akta sprawy - komplet dokumentów dotyczących jednej sprawy.
7. JRWA - jednolity rzeczowy wykaz akt stosowany do klasyfikowania dokumentacji i ustalania kategorii archiwalnej.
8. Ewidencja dokumentów - skoroszyt EwidencjadokumentowZSZ5.xlsx, obejmujący rejestr dokumentów przychodzących oraz rejestr dokumentów wychodzących i wytworzonych.
9. Skan dokumentu - nieedytowalny plik PDF odwzorowujący dokument papierowy albo podpisany dokument wychodzący.
10. Folder sprawy albo folder dokumentów - elektroniczna lokalizacja, w której przechowuje się skany PDF i inne pliki dotyczące danej sprawy albo rodzaju dokumentacji.
4. Odpowiedzialność
1. Dyrektor szkoły sprawuje nadzór nad prawidłowym wykonywaniem instrukcji.
2. Sekretariat odpowiada za:
1) przyjmowanie korespondencji;
2) wstępne sprawdzenie kompletności dokumentu;
3) skanowanie dokumentów papierowych do nieedytowalnych plików PDF;
4) rejestrację dokumentów wpływających i wychodzących w ewidencji;
5) nadawanie numerów dokumentom zgodnie z ewidencją;
6) przekazywanie dokumentów do dekretacji albo bezpośrednio do właściwej osoby, jeżeli rodzaj dokumentu jest jednoznaczny;
7) umieszczanie skanów PDF we właściwych folderach;
8) wysyłkę korespondencji wychodzącej;
9) przechowywanie dokumentacji kancelaryjnej w zakresie powierzonym sekretariatowi.
3. Sekretariat uczniowski stosuje te same zasady ewidencjonowania, skanowania, numerowania i przechowywania dokumentów w zakresie dokumentacji uczniowskiej, którą przyjmuje, wysyła albo wytwarza.
4. Osoba, której przydzielono dokument albo sprawę, odpowiada za:
1) terminowe załatwienie sprawy;
2) kompletność akt sprawy;
3) właściwe opisanie dokumentacji;
4) przekazanie dokumentacji do właściwego miejsca przechowywania po zakończeniu sprawy.
5. Pracownik odpowiedzialny za składnicę akt albo archiwum zakładowe odpowiada za przejmowanie, ewidencję, przechowywanie, udostępnianie i przygotowywanie dokumentacji do brakowania albo dalszego przechowywania.
6. Inspektor ochrony danych opiniuje rozwiązania dotyczące dokumentacji zawierającej dane osobowe, jeżeli sposób obiegu albo przechowywania może wpływać na bezpieczeństwo danych.
5. Rejestry i narzędzia
1. Podstawowym rejestrem kancelaryjnym szkoły jest plik:
outputs/ewidencjadokumentow/EwidencjadokumentowZSZ5.xlsx
2. Skoroszyt zawiera:
1) arkusz Dokumenty przychodzące;
2) arkusz Dok. wychodzące-wytworzone;
3) arkusz Słownik klasyfikacyjny.
3. Arkusze rejestrów zawierają następujące kolumny:
1) data wpływu;
2) numer pisma;
3) dział;
4) tytuł pisma;
5) do kogo przydzielone;
6) lokalizacja w folderze;
7) notatka.
4. Pierwszy numer pisma w danym arkuszu wpisuje się ręcznie. Kolejne numery mogą być nadawane automatycznie przez formułę w skoroszycie.
5. Datę wpływu albo utworzenia dokumentu można pozostawić jako datę generowaną automatycznie przez skoroszyt albo nadpisać ręcznie, jeżeli wymaga tego stan faktyczny.
6. Pole Dział należy uzupełniać przez wybór pozycji ze słownika klasyfikacyjnego.
7. Słownik klasyfikacyjny w skoroszycie został skopiowany z pliku:
jednolity wykaz akt - UMWroc.xlsx
8. Jeżeli słownik klasyfikacyjny zostanie urzędowo dostosowany do szkoły, należy zaktualizować arkusz Słownik klasyfikacyjny oraz listę wyboru w obu rejestrach.
9. Każdy dokument wpływający, wychodzący i wytworzony, który podlega obiegowi kancelaryjnemu, otrzymuje numer z właściwego arkusza ewidencji.
10. Numer z ewidencji powinien być umieszczony w nagłówku pisma albo w innym jednoznacznym miejscu dokumentu, tak aby dokument papierowy, skan PDF i wpis w ewidencji można było bez wątpliwości powiązać.
11. Dokumenty papierowe przechowuje się także w formie skanów PDF jako nieedytowalnych plików. Skan PDF powinien być zapisany w folderze wskazanym w kolumnie Lokalizacja w folderze.
6. Przyjmowanie dokumentów wpływających
1. Dokumenty wpływające przyjmuje sekretariat albo inna osoba upoważniona.
2. Przyjmowane są w szczególności dokumenty:
1) papierowe;
2) elektroniczne przesłane pocztą elektroniczną;
3) doręczone przez ePUAP;
4) doręczone przez e-Doręczenia;
5) przekazane przez dziennik elektroniczny;
6) złożone osobiście.
3. Każdy dokument wpływający podlegający obiegowi kancelaryjnemu jest wpisywany do arkusza Dokumenty przychodzące.
4. Dokument papierowy po przyjęciu skanuje się do nieedytowalnego pliku PDF.
5. Sekretariat nadaje dokumentowi numer z ewidencji dokumentów przychodzących.
6. Numer dokumentu powinien zostać naniesiony na dokument papierowy albo wskazany w sposób pozwalający jednoznacznie powiązać dokument z wpisem w ewidencji.
7. Przy wpisie dokumentu należy uzupełnić co najmniej:
1) datę wpływu;
2) numer pisma;
3) dział z wykazu akt;
4) tytuł pisma;
5) osobę, której dokument przydzielono;
6) lokalizację w folderze albo inne oznaczenie miejsca przechowywania;
7) notatkę, jeżeli jest potrzebna do wyjaśnienia sposobu załatwienia.
8. Jeżeli sekretariat potrafi jednoznacznie określić rodzaj pisma i właściwy dział z wykazu akt, umieszcza skan PDF we właściwym folderze dla danego typu pisma i wpisuje tę lokalizację w ewidencji.
9. Jeżeli sekretariat nie potrafi jednoznacznie określić rodzaju pisma, działu z wykazu akt albo osoby odpowiedzialnej, pozostawia dokument do dekretacji dyrektora albo osoby upoważnionej.
10. Dokumenty zawierające dane osobowe, dane szczególnych kategorii, informacje o stanie zdrowia, orzeczenia, opinie, dane kadrowe albo informacje finansowe przekazuje się z zachowaniem poufności.
7. Dokumenty wychodzące i wytworzone
1. Dokument wychodzący albo wytworzony przez szkołę wpisuje się do arkusza Dok. wychodzące-wytworzone, jeżeli dokument:
1) kończy sprawę;
2) stanowi odpowiedź na pismo;
3) potwierdza wykonanie czynności;
4) ma znaczenie dowodowe, organizacyjne, kadrowe, pedagogiczne, finansowe albo administracyjne;
5) powinien zostać odnaleziony po numerze, osobie odpowiedzialnej, tytule albo dziale z wykazu akt.
2. Każdy dokument wychodzący albo wytworzony podlegający obiegowi kancelaryjnemu otrzymuje numer z arkusza Dok. wychodzące-wytworzone.
3. Numer dokumentu powinien zostać umieszczony w nagłówku pisma albo w innym jednoznacznym miejscu dokumentu przed jego wysłaniem, podpisaniem albo utrwaleniem jako dokumentu końcowego.
4. Dokument wychodzący po przygotowaniu jest przekazywany do podpisu dyrektora albo osoby upoważnionej.
5. Podpis może mieć formę podpisu elektronicznego albo podpisu ręcznego na wydruku.
6. Dokument podpisany elektronicznie zapisuje się jako nieedytowalny plik PDF we właściwym folderze korespondencji wychodzącej.
7. Dokument podpisany ręcznie skanuje się po podpisaniu do nieedytowalnego pliku PDF i zapisuje we właściwym folderze korespondencji wychodzącej.
8. Lokalizację podpisanego pliku PDF wpisuje się w ewidencji dokumentów.
9. Wysyłka dokumentu powinna być możliwa do odtworzenia na podstawie rejestru, kopii dokumentu, potwierdzenia nadania, wiadomości e-mail, wpisu w e-Doręczeniach albo innego śladu doręczenia.
8. Obieg dokumentów w szkole
Schemat obiegu dokumentów stanowi załącznik: instrukcje/INS01Schematobiegudokumentow.svg.
8.1. Dokument wpływający
1. Dokument wpływa do szkoły papierowo, elektronicznie albo przez system komunikacji elektronicznej.
2. Jeżeli dokument wpływa papierowo, sekretariat skanuje dokument do nieedytowalnego pliku PDF.
3. Sekretariat wpisuje dokument do arkusza Dokumenty przychodzące w elektronicznej ewidencji dokumentów.
4. Sekretariat nadaje dokumentowi numer z ewidencji i oznacza dokument tym numerem.
5. Sekretariat ustala, czy rodzaj dokumentu i właściwy dział z wykazu akt są jednoznaczne.
6. Jeżeli rodzaj dokumentu jest jednoznaczny, sekretariat wybiera właściwy dział z listy, zapisuje skan PDF we właściwym folderze i wpisuje lokalizację folderu do ewidencji.
7. Jeżeli rodzaj dokumentu nie jest jednoznaczny, sekretariat przekazuje dokument dyrektorowi albo osobie upoważnionej do dekretacji.
8. Dyrektor albo osoba upoważniona wskazuje osobę odpowiedzialną, dział z wykazu akt albo sposób dalszego postępowania.
9. Po dekretacji sekretariat albo osoba prowadząca sprawę zapisuje skan PDF we właściwym folderze i uzupełnia ewidencję.
10. Osoba odpowiedzialna prowadzi sprawę i odpowiada za kompletność dokumentacji w folderze albo teczce sprawy.
8.2. Dokument wychodzący albo wytworzony
1. Pracownik przygotowuje dokument wychodzący albo dokument wytworzony.
2. Dokument jest uzgadniany, sprawdzany albo zatwierdzany zgodnie z zakresem sprawy.
3. Przed wysyłką albo utrwaleniem dokument wpisuje się do arkusza Dok. wychodzące-wytworzone.
4. Dokument otrzymuje numer z ewidencji.
5. Numer z ewidencji umieszcza się w nagłówku pisma albo w innym jednoznacznym miejscu dokumentu.
6. Dokument jest podpisywany przez dyrektora albo osobę upoważnioną elektronicznie albo ręcznie.
7. Dokument podpisany elektronicznie zapisuje się jako nieedytowalny plik PDF.
8. Dokument podpisany ręcznie skanuje się po podpisaniu do nieedytowalnego pliku PDF.
9. Podpisany dokument PDF zapisuje się we właściwym folderze korespondencji wychodzącej albo folderze sprawy.
10. Lokalizację folderu wpisuje się w ewidencji dokumentów.
11. Dokument zostaje wysłany albo pozostaje w dokumentacji szkoły jako dokument wytworzony.
8.3. Sekretariat uczniowski
1. Dokumenty wpływające do sekretariatu uczniowskiego podlegają wpisowi do ewidencji dokumentów przychodzących, jeżeli dotyczą spraw uczniowskich wymagających odnotowania, dalszego załatwienia albo przechowywania.
2. Dokumenty wychodzące i wytworzone przez sekretariat uczniowski podlegają wpisowi do ewidencji dokumentów wychodzących i wytworzonych.
3. Sekretariat uczniowski stosuje te same zasady numerowania, skanowania do PDF, wskazywania działu z wykazu akt i zapisywania lokalizacji folderu, które obowiązują w sekretariacie szkoły.
4. Dokumentacja uczniowska zawierająca dane osobowe, informacje o ocenach, frekwencji, zdrowiu, pomocy psychologiczno-pedagogicznej, orzeczeniach albo sytuacji rodzinnej jest przechowywana w lokalizacjach z ograniczonym dostępem.
9. Znakowanie spraw i dokumentów
1. Znak sprawy albo numer dokumentu powinien umożliwiać powiązanie dokumentu z rejestrem, działem z wykazu akt, osobą prowadzącą i rokiem.
2. Do czasu zatwierdzenia odrębnego wzoru znaku sprawy stosuje się numer pisma z ewidencji dokumentów oraz dział z wykazu akt.
3. Numer pisma z ewidencji umieszcza się w nagłówku dokumentu wychodzącego albo wytworzonego oraz nanosi lub opisuje przy dokumencie wpływającym.
4. Docelowy znak sprawy może mieć postać:
ZSZ5.[komórka].[symbol z wykazu akt].[numer].[rok]
5. Ostateczny format znaku sprawy wymaga zatwierdzenia przez dyrektora po uzgodnieniu z osobami odpowiedzialnymi za sekretariat, dokumentację i archiwizację.
10. Przechowywanie dokumentacji bieżącej
1. Dokumentację bieżącą przechowuje się w miejscu wskazanym w ewidencji dokumentów.
2. Lokalizacja może wskazywać folder elektroniczny, teczkę papierową, segregator, zbiór w sekretariacie albo inną jednostkę przechowywania.
3. Nazwa folderu albo teczki powinna umożliwiać ustalenie działu z wykazu akt, zakresu sprawy i roku.
4. Skan dokumentu powinien być zapisany jako nieedytowalny plik PDF.
5. Pliki robocze edytowalne można przechowywać pomocniczo, ale dokumentem utrwalonym w obiegu kancelaryjnym jest wersja podpisana albo zeskanowana w PDF.
6. Dokumentów zawierających dane osobowe nie należy przechowywać w lokalizacjach ogólnodostępnych.
7. Dostęp do dokumentacji powinien być ograniczony do osób, które potrzebują go do wykonywania obowiązków służbowych.
11. Zamknięcie sprawy
1. Sprawę uznaje się za zakończoną po wykonaniu czynności merytorycznych, udzieleniu odpowiedzi, wydaniu decyzji, sporządzeniu dokumentu kończącego albo stwierdzeniu, że dalsze czynności nie są wymagane.
2. Osoba prowadząca sprawę porządkuje dokumentację, usuwa kopie robocze niemające znaczenia dla sprawy i sprawdza kompletność akt.
3. Po zakończeniu sprawy dokumentacja pozostaje w ustalonej lokalizacji bieżącej albo jest przekazywana do składnicy akt zgodnie z zasadami archiwizacji.
12. Przekazywanie akt do składnicy akt
1. Do składnicy akt przekazuje się dokumentację uporządkowaną, kompletną i opisaną.
2. Przekazanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt.
3. Spis powinien zawierać co najmniej:
1) nazwę komórki albo osoby przekazującej;
2) tytuł teczki albo opis sprawy;
3) daty skrajne;
4) kategorię archiwalną;
5) liczbę tomów albo jednostek;
6) podpis przekazującego i przejmującego.
4. Dokumentacja nieuporządkowana wraca do osoby albo komórki przekazującej w celu poprawy.
13. Udostępnianie akt
1. Udostępnienie dokumentacji pracownikowi szkoły następuje wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania obowiązków służbowych.
2. Udostępnienie dokumentacji osobie zewnętrznej wymaga podstawy prawnej, upoważnienia albo decyzji dyrektora.
3. Udostępnienie akt odnotowuje się w ewidencji udostępniania akt, jeżeli dokumentacja została przekazana poza zwykły bieżący obieg sprawy.
14. Brakowanie dokumentacji
1. Dokumentację niearchiwalną można brakować po upływie okresu przechowywania wynikającego z wykazu akt i po spełnieniu wymagań wynikających z przepisów archiwalnych.
2. Brakowanie odbywa się na podstawie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania.
3. Zniszczenie dokumentacji powinno uniemożliwiać odtworzenie danych.
4. Dokumentację potwierdzającą zgodę na brakowanie i wykonanie zniszczenia przechowuje się zgodnie z właściwą kategorią archiwalną.
15. Ochrona danych i poufność
1. Pracownicy przetwarzają dokumentację wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań.
2. Dokumentów zawierających dane osobowe uczniów, rodziców, opiekunów, pracowników i kandydatów nie pozostawia się w miejscach ogólnodostępnych.
3. Dokumenty zawierające dane szczególnych kategorii, w tym dane o zdrowiu, orzeczenia i opinie, przechowuje się w sposób ograniczający dostęp do osób upoważnionych.
4. Dokumentów służbowych nie przekazuje się prywatnymi kanałami komunikacji, jeżeli szkoła zapewnia kanał służbowy.
16. Załączniki
1. Ewidencja dokumentów ZSZ5 - outputs/ewidencjadokumentow/EwidencjadokumentowZSZ5.xlsx.
2. Jednolity wykaz akt - jednolity wykaz akt - UMWroc.xlsx.
3. Schemat obiegu dokumentów - instrukcje/INS01Schematobiegudokumentow.svg.
4. Spis zdawczo-odbiorczy akt.
5. Opis teczki aktowej.
6. Rejestr decyzji administracyjnych.
7. Rejestr pieczęci i stempli.
8. Ewidencja udostępniania akt.
9. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania.
17. Kwestie do rozstrzygnięcia przed wersją do podpisu
1. Czy ZSZ nr 5 prowadzi składnicę akt czy archiwum zakładowe.
2. Jaki jest docelowy, zatwierdzony znak sprawy.
3. Kto dekretuje dokumenty w zastępstwie dyrektora.
4. Jakie są docelowe lokalizacje folderów i teczek.
5. Które rejestry poza ewidencją dokumentów są prowadzone centralnie w sekretariacie, a które przez inne komórki.
6. Czy wykaz akt UMWroc zostaje przyjęty jako roboczy słownik, czy będzie zastąpiony wykazem dostosowanym do szkoły.
Załączniki robocze
Podgląd i pliki do pobrania
