§ 136. szkoła prowadzi i przechowuje dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
§ 136. szkoła prowadzi Dokumentacja i przechowuje dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.przepisy kancelaryjno-archiwalne.
1. Szkoła prowadzi, przechowuje, udostępnia i zabezpiecza dokumentację zgodnie z przepisami prawa.
2. W szkole stosuje się jeden spójny system kancelaryjny, obiegu dokumentów i archiwizacji dokumentacji szkolnej, obejmujący postępowanie z dokumentacją od chwili jej wpływu albo wytworzenia do przekazania do składnicy akt, brakowania lub przekazania materiałów archiwalnych.
3. W ramach systemu wyodrębnia się wymagane przepisami: instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt. Mogą one stanowić odrębne części albo załączniki jednego szkolnego pakietu regulacji.
4. Przepisy kancelaryjne i archiwalne wprowadza się po wymaganym uzgodnieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych albo upoważnionym dyrektorem właściwego Archiwum Państwowego, chyba że szkołę obejmują wspólne przepisy ustalone zgodnie z ustawą dla jednostek prowadzonych przez Miasto Wrocław.
Instrukcja kancelaryjna, obieg dokumentów i archiwizacja są ujęte jako jeden spójny system, z JRWA i instrukcją składnicy akt jako jego częściami lub załącznikami.
Szczegółowe uzasadnienie
Ujęcie kancelarii, obiegu i archiwizacji w jednym systemie dokumentacji
Paragraf porządkuje rozproszone odesłania do instrukcji kancelaryjnej, obiegu dokumentów i archiwizacji. Szkoła ma stosować jeden spójny pakiet regulacji, ale z wyraźnie wyodrębnioną instrukcją kancelaryjną, JRWA oraz instrukcją składnicy akt, ponieważ ustawa traktuje je jako trzy wymagane elementy.
- Co wynika z prawa
- Art. 6 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nakazuje właściwą ewidencję, przechowywanie i ochronę dokumentacji. Art. 6 ust. 2 wymienia odrębnie instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego albo składnicy akt oraz przewiduje ich uzgodnienie z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych. Rozporządzenie z 20 października 2015 r. określa m.in. budowę JRWA i tryb brakowania.
- Decyzja redakcyjna
- Prawo nie nakazuje wydania tych trzech elementów jako jednego pliku ani pod jedną nazwą. „Jeden system” jest propozycją organizacyjną ZSZ nr 5: wspólny dokument lub pakiet może ograniczyć sprzeczności, pod warunkiem że trzy wymagane części pozostaną jednoznacznie wyodrębnione i zostaną prawidłowo uzgodnione. Jest to zatem rozwiązanie do konfrontacji z organem prowadzącym i właściwym Archiwum Państwowym.
- Źródło proponowanego kształtu
- Proponowane brzmienie § 136 oraz nazwa systemu pochodzą z roboczej Instrukcji kancelaryjnej, obiegu dokumentów i archiwizacji ZSZ nr 5. Układ części prawnych zweryfikowano według ustawy archiwalnej i materiałów Archiwów Państwowych; to one mają pierwszeństwo przed wygodą redakcyjną jednego szkolnego pliku.
Źródła przypisane do tej zmiany
-
Ustawa
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, art. 6 ust. 1-2
Trzy wymagane elementy przepisów kancelaryjno-archiwalnych i tryb ich uzgodnienia.
-
Rozporządzenie
Rozporządzenie MKiDN z 20 października 2015 r., w szczególności §§ 1-3
Klasyfikacja, kwalifikacja, JRWA, przekazywanie i brakowanie dokumentacji.
-
Źródło urzędowe
Archiwa Państwowe - przepisy kancelaryjne i archiwalne
Urzędowe objaśnienie trzech elementów i ich uzgadniania.
-
Dokument ZSZ5
Instrukcja kancelaryjna, obiegu dokumentów i archiwizacji - propozycja robocza
Źródłowy dokument proponowanego szkolnego układu.